Un'agenzia incoming svizzera
Da WhatsApp ed email a un unico sistema per prenotazioni, guide, itinerari e fatture.
18.5h
ore risparmiate ogni settimana in ufficio*
Più di due giornate lavorative, ogni settimana.
Dal sistema
- guide freelance lo usano ogni giorno
- 16
- persone in ufficio gestiscono l'attività con questo sistema
- 4
- attività guidate a settimana in alta stagione
- 45
- operativo da
- maggio 2026
Un'agenzia incoming svizzera
Un'agenzia di turismo incoming a conduzione familiare in Svizzera organizza visite guidate e programmi di più giorni per gruppi da tutto il mondo. Prima di OmniPluma, ogni prenotazione viveva in una catena di email, le guide si trovavano via WhatsApp e le fatture si scrivevano a mano.
La sfida
In alta stagione le attività guidate sono decine a settimana. Per ognuna bisognava trovare una guida, confermarla, prepararle il briefing e mandarle un promemoria, e ogni prenotazione richiedeva un itinerario e una fattura. L'ufficio passava le giornate a copiare gli stessi dati tra email, chat e documenti.
Cosa abbiamo fatto
Abbiamo passato del tempo in ufficio e con le guide, mappato ogni passaggio dalla prima email del cliente alla fattura pagata e costruito un unico sistema attorno a questo percorso. Il personale d'ufficio lavora da computer; le guide lo usano dal telefono.
Cosa è cambiato
Le chat sono sparite. Prenotazioni, guide, itinerari, domande e fatture stanno in un unico posto, e l'ufficio recupera più di due giornate lavorative ogni settimana.
Risultato chiave
Ore risparmiate, passo dopo passo
Dove va oggi il tempo dell'ufficio, rispetto a come si lavorava prima.
Fase del processo
Prima
Con OmniPluma
Risparmio a settimana
Ricezione delle prenotazioni
PrimaCirca 20 minuti per digitare ogni richiesta di più giorni arrivata via email
Con OmniPlumaCirca 5 minuti: incolli l'email, la prenotazione si compila da sola, il personale la verifica
Risparmio a settimana3 hAssegnazione e conferma delle guide
PrimaCirca 10 minuti per attività su WhatsApp: chiedere, aspettare, sollecitare, confermare
Con OmniPlumaCirca 2 minuti: scegli tra le guide disponibili, la guida accetta nell'app
Risparmio a settimana6 hItinerari e briefing
PrimaCirca 15 minuti per prenotazione per assemblare i documenti
Con OmniPlumaCirca 2 minuti: il briefing viene generato dalla prenotazione
Risparmio a settimana2.5 hDomande delle guide
PrimaDomande sparse tra chat e telefonate
Con OmniPlumaUn'unica conversazione per tour, con tutte le risposte conservate
Risparmio a settimana2 hPromemoria
PrimaCirca 3 minuti per attività per scrivere alle guide la sera prima
Con OmniPlumaAutomatici, con conferma di consegna
Risparmio a settimana2 hFatturazione
PrimaCirca 20 minuti per fattura tra Word ed Excel, più il controllo dei pagamenti
Con OmniPlumaCirca 5 minuti: PDF numerato, con IVA corretta e stato del pagamento
Risparmio a settimana3 h
Totale ufficio
18.5 h/ settimana
Più circa 8 h a settimana per il team delle guide.
* Stima basata sui volumi di alta stagione. Numero di persone e volume di attività provengono dal sistema.
Dentro il sistema
Prenotazioni
Incolla l'email del cliente e la prenotazione si compila da sola, programma compreso.
Assegnazione guide
Vedi chi è disponibile, assegna con un clic e la guida conferma nell'app.
Itinerari e briefing
Briefing e itinerari vengono generati dalla prenotazione, sempre aggiornati.
Domande delle guide
Le guide fanno domande direttamente sul tour, e le risposte restano lì.
Promemoria
Le guide ricevono un promemoria automatico prima di ogni tour, con conferma di consegna.
Fatturazione
Fatture numerate, con IVA corretta e stato del pagamento, comprese le fatture cumulative per gruppi.
Continua a evolvere
Il sistema cresce con l’agenzia. Solo a settembre 2026 abbiamo aggiunto:
- Backup notturni cifrati, con ogni copia ripristinata e verificata automaticamente
- Promemoria alle guide con conferma di consegna
- Più fatture per prenotazione e fatture cumulative per i gruppi
- Gruppi di prenotazioni per programmi di più giorni
- Feedback e valutazioni delle guide dopo ogni tour
Uno sguardo alle schermate
Illustrazioni con dati inventati. Il sistema reale resta riservato.
Mostraci come lavori. Ti mostreremo dove se ne vanno le ore.
Un'analisi dei processi gratuita e senza impegno. Ne esci con un quadro chiaro, anche se poi non sviluppiamo nulla.