Eine Schweizer Incoming-Agentur
Von WhatsApp und E-Mail zu einem System für Buchungen, Guides, Reiseprogramme und Rechnungen.
18.5h
Stunden pro Woche im Büro eingespart*
Mehr als zwei Arbeitstage, jede Woche.
Aus dem System
- freischaffende Guides nutzen es täglich
- 16
- Büromitarbeitende führen den Betrieb damit
- 4
- geführte Aktivitäten pro Woche in der Hochsaison
- 45
- im Einsatz seit
- Mai 2026
Eine Schweizer Incoming-Agentur
Eine familiengeführte Incoming-Agentur in der Schweiz organisiert Führungen und mehrtägige Programme für Gruppen aus aller Welt. Vor OmniPluma lebte jede Buchung in einem E-Mail-Verlauf, Guides wurden über WhatsApp gesucht und Rechnungen von Hand geschrieben.
Die Herausforderung
In der Hochsaison stehen Dutzende geführte Aktivitäten pro Woche an. Für jede musste ein Guide gefunden, bestätigt, gebrieft und erinnert werden, und jede Buchung brauchte ein Reiseprogramm und eine Rechnung. Das Büro verbrachte seine Tage damit, dieselben Angaben zwischen E-Mails, Chats und Dokumenten zu kopieren.
Was wir gemacht haben
Wir haben Zeit im Büro und mit den Guides verbracht, jeden Schritt von der ersten Kunden-E-Mail bis zur bezahlten Rechnung erfasst und ein System darum herum gebaut. Das Büro arbeitet am Computer, die Guides nutzen es auf dem Handy.
Was sich verändert hat
Die Chats sind Geschichte. Buchungen, Guides, Reiseprogramme, Fragen und Rechnungen sind an einem Ort, und das Büro gewinnt jede Woche mehr als zwei Arbeitstage zurück.
Kernergebnis
Zeitgewinn, Schritt für Schritt
Wohin die Bürozeit heute geht, verglichen mit dem früheren Ablauf.
Arbeitsschritt
Vorher
Mit OmniPluma
Eingespart pro Woche
Buchungseingang
VorherRund 20 Minuten, um jede mehrtägige Anfrage aus der E-Mail abzutippen
Mit OmniPlumaRund 5 Minuten: E-Mail einfügen, die Buchung füllt sich selbst aus, das Team prüft sie
Eingespart pro Woche3 hGuide-Einteilung und Bestätigung
VorherRund 10 Minuten pro Aktivität auf WhatsApp: fragen, warten, nachhaken, bestätigen
Mit OmniPlumaRund 2 Minuten: aus verfügbaren Guides wählen, der Guide nimmt in der App an
Eingespart pro Woche6 hReiseprogramme und Briefings
VorherRund 15 Minuten pro Buchung, um Dokumente zusammenzustellen
Mit OmniPlumaRund 2 Minuten: Das Briefing wird aus der Buchung erstellt
Eingespart pro Woche2.5 hFragen der Guides
VorherFragen verstreut über Chats und Telefonate
Mit OmniPlumaEin Verlauf pro Tour, jede Antwort bleibt erhalten
Eingespart pro Woche2 hErinnerungen
VorherRund 3 Minuten pro Aktivität, um Guides am Vorabend anzuschreiben
Mit OmniPlumaAutomatisch, mit Zustellbestätigung
Eingespart pro Woche2 hRechnungsstellung
VorherRund 20 Minuten pro Rechnung in Word und Excel, dazu die Zahlungskontrolle
Mit OmniPlumaRund 5 Minuten: nummeriertes PDF mit korrekter MWST und Zahlungsstatus
Eingespart pro Woche3 h
Total Büro
18.5 h/ pro Woche
Dazu rund 8 h pro Woche im Guide-Team.
* Geschätzt anhand des Volumens in der Hochsaison. Personenzahlen und Aktivitätsvolumen stammen aus dem System.
Ein Blick ins System
Buchungen
Kunden-E-Mail einfügen, und die Buchung füllt sich selbst aus, inklusive Programm.
Guide-Einteilung
Sehen, wer verfügbar ist, mit einem Klick zuteilen, und der Guide bestätigt in der App.
Reiseprogramme und Briefings
Briefings und Reiseprogramme entstehen aus der Buchung und sind immer aktuell.
Fragen der Guides
Guides stellen ihre Fragen direkt bei der Tour, und die Antworten bleiben dort.
Erinnerungen
Guides werden vor jeder Tour automatisch erinnert, mit bestätigter Zustellung.
Rechnungsstellung
Nummerierte Rechnungen mit korrekter MWST und Zahlungsstatus, auch Sammelrechnungen für Gruppen.
Entwickelt sich weiter
Das System wächst mit der Agentur. Allein im September 2026 neu:
- Verschlüsselte nächtliche Backups, jede Kopie automatisch testweise wiederhergestellt
- Erinnerungen an Guides mit bestätigter Zustellung
- Mehrere Rechnungen pro Buchung und Sammelrechnungen für Gruppen
- Buchungsgruppen für mehrtägige Programme
- Feedback und Bewertungen der Guides nach jeder Tour
Ein Blick auf die Oberfläche
Illustrationen mit erfundenen Daten. Das echte System bleibt vertraulich.
Zeigen Sie uns Ihre Abläufe. Wir zeigen, wo die Stunden bleiben.
Eine kostenlose, unverbindliche Workflow-Analyse. Danach haben Sie ein klares Bild, ob wir etwas bauen oder nicht.