Une agence suisse de tourisme réceptif
De WhatsApp et des e-mails à un seul système pour les réservations, les guides, les itinéraires et les factures.
18,5h
heures gagnées chaque semaine au bureau*
Plus de deux jours de travail, chaque semaine.
Issu du système
- guides indépendants l’utilisent chaque jour
- 16
- collaborateurs du bureau y gèrent toute l’activité
- 4
- activités guidées par semaine en haute saison
- 45
- en service depuis
- mai 2026
Une agence suisse de tourisme réceptif
Une agence familiale de tourisme réceptif en Suisse organise des visites guidées et des programmes de plusieurs jours pour des groupes du monde entier. Avant OmniPluma, chaque réservation vivait dans un fil d’e-mails, les guides étaient trouvés via WhatsApp et les factures rédigées à la main.
Le défi
En haute saison, ce sont des dizaines d’activités guidées par semaine. Pour chacune, il fallait trouver un guide, obtenir sa confirmation, le briefer et lui envoyer un rappel, et chaque réservation demandait un itinéraire et une facture. Le bureau passait ses journées à recopier les mêmes informations entre e-mails, messageries et documents.
Ce que nous avons fait
Nous avons passé du temps au bureau et avec les guides, cartographié chaque étape, du premier e-mail du client à la facture payée, et construit un seul système autour. Le bureau travaille sur ordinateur ; les guides l’utilisent sur leur téléphone.
Ce qui a changé
Fini les messageries. Réservations, guides, itinéraires, questions et factures sont réunis au même endroit, et le bureau récupère plus de deux jours de travail chaque semaine.
Résultat clé
Heures gagnées, étape par étape
Où passe aujourd’hui le temps du bureau, comparé à l’ancienne façon de travailler.
Étape du processus
Avant
Avec OmniPluma
Gagné par semaine
Saisie des réservations
AvantEnviron 20 minutes pour saisir chaque demande de plusieurs jours reçue par e-mail
Avec OmniPlumaEnviron 5 minutes : on colle l’e-mail, la réservation se remplit toute seule, l’équipe vérifie
Gagné par semaine3 hAffectation et confirmation des guides
AvantEnviron 10 minutes par activité sur WhatsApp : demander, attendre, relancer, confirmer
Avec OmniPlumaEnviron 2 minutes : on choisit parmi les guides disponibles, le guide accepte dans l’application
Gagné par semaine6 hItinéraires et briefings
AvantEnviron 15 minutes par réservation pour assembler les documents
Avec OmniPlumaEnviron 2 minutes : le briefing est généré à partir de la réservation
Gagné par semaine2,5 hQuestions des guides
AvantDes questions éparpillées entre messageries et appels téléphoniques
Avec OmniPlumaUn fil par visite, avec toutes les réponses conservées
Gagné par semaine2 hRappels
AvantEnviron 3 minutes par activité pour écrire aux guides la veille
Avec OmniPlumaAutomatiques, avec confirmation de réception
Gagné par semaine2 hFacturation
AvantEnviron 20 minutes par facture dans Word et Excel, plus le suivi des paiements
Avec OmniPlumaEnviron 5 minutes : PDF numéroté, TVA correcte, avec statut de paiement
Gagné par semaine3 h
Total bureau
18,5 h/ par semaine
Plus environ 8 h par semaine pour l’équipe de guides.
* Estimation basée sur le volume de haute saison. Les effectifs et le volume d’activités proviennent du système.
Dans le système
Réservations
Collez l’e-mail d’un client et la réservation se remplit toute seule, programme compris.
Affectation des guides
Voyez qui est disponible, affectez en un clic, et le guide confirme dans l’application.
Itinéraires et briefings
Briefings et itinéraires sont générés à partir de la réservation, toujours à jour.
Questions des guides
Les guides posent leurs questions directement sur la visite, et les réponses y restent attachées.
Rappels
Les guides reçoivent un rappel automatique avant chaque visite, avec confirmation de réception.
Facturation
Factures numérotées, TVA correcte et statut de paiement, y compris des factures groupées.
Toujours en évolution
Le système grandit avec l’agence. Rien qu’en septembre 2026, nous avons ajouté :
- Sauvegardes nocturnes chiffrées, chaque copie restaurée et vérifiée automatiquement
- Rappels aux guides avec confirmation de réception
- Plusieurs factures par réservation et factures groupées
- Groupes de réservations pour les programmes de plusieurs jours
- Retours et évaluations des guides après chaque visite
Aperçu des écrans
Illustrations avec des données fictives. Le vrai système reste privé.
Montrez-nous comment vous travaillez. Nous vous montrerons où passent les heures.
Un diagnostic gratuit et sans engagement. Vous repartez avec une vision claire, que nous construisions quelque chose ou non.