Des consignes plus claires. Moins d’explications répétées. Plus de temps pour les clients.
Écrivez une fois, retrouvez le contexte et passez à la prochaine action. Moins d’explications répétées entre réception, responsables des étages et service technique.
Développé pour une équipe hôtelière. Les informations sur le client restent confidentielles.
Estimation de planification modifiable
Moins d’interruptions. Plus de temps pour votre équipe.
5 h 22 min
de temps cumulé du personnel gagné par semaine dans cet exemple
7 jours, 3 passations quotidiennes entre 2 personnes, plus la préparation du briefing et 3 explications séparées par jour.
Estimation de planification fondée sur les hypothèses présentées, pas un résultat mesuré chez un client.
Les collègues se transmettent les consignes à la relève, mais d’autres en ont aussi besoin. Le reste de la réception et les responsables des étages doivent disposer du même contexte. Avec des notes incomplètes, une seule mise à jour devient plusieurs conversations.
Le fonctionnement suit les équipes du matin, du soir et de nuit. Le personnel ajoute une note avec Entrée, la modifie directement et la marque comme terminée une fois le travail fait. Les points de suivi encore ouverts sont repris à la relève suivante ; les notes pertinentes alimentent le briefing du service des étages.
Le problème, la dernière mise à jour et le statut restent ensemble. Le personnel peut lire ce qui s’est passé avant de demander à un collègue de l’expliquer encore une fois. Le service des étages prépare son briefing à partir des notes pertinentes déjà enregistrées.
L’objectif est de rendre la prochaine action claire, même lorsque le collègue qui a écrit la note a terminé son service.
Réception
Parcourez les consignes actuelles, recherchez les notes précédentes et mettez chaque entrée à jour là où elle se trouve déjà. Les points de suivi non résolus restent visibles pour l’équipe suivante.
Responsables des étages
Les informations pertinentes sur les arrivées, les départs, les changements de chambre et le service des étages sont reprises dans le briefing quotidien. Réutilisez la répartition précédente de l’équipe, ajustez-la et imprimez au besoin.
Suivi technique
Notez ce qui nécessite une intervention, ajoutez la mise à jour et marquez l’entrée comme terminée une fois le problème résolu. La réception peut voir le statut sans reprendre l’histoire depuis le début.
Un parcours entre passation de consignes et briefing, avec des entrées d’exemple pour préserver la confidentialité des hôtes et de l’établissement.
Saisissez la mise à jour, choisissez la catégorie pertinente et appuyez sur Entrée. Les notes du quotidien doivent être rapides à enregistrer.
Modifiez l’entrée directement, marquez-la comme terminée ou rouvrez-la si nécessaire. Le contexte reste lié à l’entrée.
Les points de suivi encore ouverts sont repris à la relève suivante. Le personnel n’a pas à reconstituer la liste de ce qui reste à faire.
Recherchez dans les notes actuelles et précédentes. Les consignes deviennent une référence utile tout au long du service.
Estimation de planification modifiable
Des notes complètes aident les collègues de la réception et les responsables des étages à préparer la prochaine relève sans réunir l’équipe ni réexpliquer le même problème à chaque personne. Adaptez cet exemple hypothétique à votre fonctionnement.
de temps cumulé du personnel gagné par semaine dans cet exemple
5 h 22 min
Environ 5,4 heures de travail cumulées par semaine
Estimation de planification fondée sur les hypothèses présentées, pas un résultat mesuré chez un client.
Les collègues qui se relaient peuvent consulter des notes complètes sans reconstituer ensemble le contexte.
Minutes par personne et par passation prévue.
Temps du personnel gagné par semaine
3 h 30 min
7 jours × 3 passations × 2 personnes × 5 min = 210 min de travail/semaine
Les consignes pertinentes sont déjà disponibles pour le responsable des étages qui prépare le briefing.
Minutes par jour pour la préparation d’une personne ; la participation au briefing est exclue.
Temps du personnel gagné par semaine
1 h 10 min
7 jours × 10 min de préparation = 70 min de travail/semaine
Hors des passations prévues, moins d’interruptions pour trouver un collègue et réexpliquer un problème.
Minutes par participant et par explication séparée ; incluez la personne qui parle et celle qui écoute.
Temps du personnel gagné par semaine
0 h 42 min
7 jours × 3 explications × 2 personnes × 1 min = 42 min de travail/semaine
Utilisez des nombres entiers. Zéro exclut une activité. Les durées « avec Handover Pilot » ne peuvent pas dépasser les durées « avant » ; le nombre de participants inclut la personne qui explique.
Comptez la préparation du briefing une seule fois et uniquement les explications hors des passations prévues. Excluez le travail auprès des clients de l’hôtel et toute minute déjà comptée.
Ce total additionne le temps du personnel dans toute l’équipe. Il ne correspond ni à la durée d’un service ni à une réduction des effectifs.
La valeur ne tient pas seulement à une passation plus courte. Elle tient aussi aux interruptions évitées ensuite : moins de temps à trouver le bon collègue, répéter le contexte et vérifier si une note a été traitée.
Un diagnostic gratuit et sans engagement. Vous repartez avec une vision claire, que nous construisions quelque chose ou non.