Klarere Übergaben. Weniger wiederholte Erklärungen. Mehr Zeit für Gäste.
Einmal aufschreiben, den Kontext finden und den nächsten Schritt übernehmen. Weniger wiederholte Erklärungen zwischen Rezeption, Housekeeping-Leitung und Technik.
Für ein Hotelteam entwickelt. Die Angaben zum Kunden bleiben vertraulich.
Anpassbare Planungsschätzung
Weniger Unterbrechungen. Mehr Zeit für Ihr Team.
5 h 22 min
kombinierte Arbeitszeit des Teams, die in diesem Beispiel pro Woche eingespart wird
7 Tage, 3 tägliche Übergaben zwischen 2 Personen, dazu die Briefing-Vorbereitung und 3 separate Erklärungen pro Tag.
Planungsschätzung auf Basis der gezeigten Annahmen, kein gemessenes Kundenergebnis.
Beim Schichtwechsel geben Kolleginnen und Kollegen die Informationen weiter. Doch weitere Rezeptionsmitarbeitende und die Housekeeping-Leitung brauchen denselben Kontext. Aus unvollständigen Notizen werden so mehrere Gespräche zum selben Thema.
Der Ablauf folgt Früh-, Spät- und Nachtschicht. Mitarbeitende fügen eine Notiz mit Enter hinzu, bearbeiten sie direkt und markieren sie als erledigt, sobald die Arbeit abgeschlossen ist. Fortlaufende, noch offene Punkte werden weitergeführt; relevante Notizen fliessen ins Housekeeping-Briefing ein.
Problem, letzter Stand und Erledigungsstatus bleiben zusammen. Mitarbeitende können nachlesen, was passiert ist, bevor sie jemanden erneut um eine Erklärung bitten. Das Housekeeping bereitet sein Briefing aus den bereits erfassten relevanten Notizen vor.
Der nächste Schritt soll klar sein, auch wenn die Person, die die Notiz verfasst hat, nicht mehr im Dienst ist.
Rezeption
Die aktuelle Übergabe überblicken, frühere Notizen durchsuchen und einen Eintrag direkt an seinem Platz aktualisieren. Fortlaufende Aufgaben, die noch nicht erledigt sind, bleiben für die nächste Schicht sichtbar.
Housekeeping-Leitung
Relevante Ankünfte, Abreisen, Zimmerwechsel und Housekeeping-Notizen fliessen ins tägliche Briefing ein. Die bisherige Teameinteilung übernehmen, anpassen und bei Bedarf ausdrucken.
Technische Nachverfolgung
Festhalten, was Aufmerksamkeit braucht, den aktuellen Stand ergänzen und den Eintrag nach der Lösung als erledigt markieren. Die Rezeption sieht den Status, ohne die Geschichte von vorne beginnen zu müssen.
Ein Einblick in Übergabe und Briefing mit Beispieleinträgen, damit Gäste- und Kundenangaben vertraulich bleiben.
Update eingeben, passende Kategorie wählen und Enter drücken. Alltägliche Notizen sollten schnell erfasst sein.
Direkt bearbeiten, als erledigt markieren oder bei Bedarf wieder öffnen. Der Kontext bleibt beim Eintrag.
Fortlaufende, noch offene Punkte gehen in die nächste Schicht über. Mitarbeitende müssen keine neue Liste der noch offenen Aufgaben zusammenstellen.
Aktuelle und frühere Notizen durchsuchen. So wird die Übergabe während der ganzen Schicht zu einer nützlichen Referenz.
Anpassbare Planungsschätzung
Vollständige Notizen helfen Rezeptionsmitarbeitenden und der Housekeeping-Leitung, sich auf die nächste Schicht vorzubereiten. Dafür müssen sie nicht das Team zusammentrommeln oder jeder Person dasselbe Problem erneut erklären. Passen Sie dieses hypothetische Beispiel an Ihren Ablauf an.
kombinierte Arbeitszeit des Teams, die in diesem Beispiel pro Woche eingespart wird
5 h 22 min
Ungefähr 5,4 Arbeitsstunden des Teams pro Woche
Planungsschätzung auf Basis der gezeigten Annahmen, kein gemessenes Kundenergebnis.
Die ablösende und die abgelöste Person können vollständige Notizen nachlesen, statt den Kontext gemeinsam neu zusammenzutragen.
Minuten pro Person und geplanter Übergabe.
Eingesparte Arbeitszeit des Teams pro Woche
3 h 30 min
7 Tage × 3 Übergaben × 2 Personen × 5 min = 210 Arbeitsmin./Woche
Die relevanten Übergabenotizen liegen der Housekeeping-Leitung für die Vorbereitung des Briefings bereits vor.
Minuten pro Tag für die Vorbereitung einer Person; die Teilnahme am Briefing ist ausgeschlossen.
Eingesparte Arbeitszeit des Teams pro Woche
1 h 10 min
7 Tage × 10 min Vorbereitung = 70 Arbeitsmin./Woche
Ausserhalb geplanter Übergaben weniger Unterbrechungen, um eine Person zu finden und ein Problem erneut zu erklären.
Minuten pro teilnehmender Person und separater Erklärung; sprechende und zuhörende Person mitzählen.
Eingesparte Arbeitszeit des Teams pro Woche
0 h 42 min
7 Tage × 3 Erklärungen × 2 Personen × 1 min = 42 Arbeitsmin./Woche
Verwenden Sie ganze Zahlen. Null schliesst eine Tätigkeit aus. Die Zeiten «mit Handover Pilot» dürfen nicht über den Werten unter «Vorher» liegen; die erklärende Person zählt bei den Teilnehmenden mit.
Erfassen Sie die Briefing-Vorbereitung nur einmal und nur Erklärungen ausserhalb geplanter Übergaben. Arbeit im direkten Gästekontakt und bereits erfasste Minuten bleiben ausgeschlossen.
Der Wert summiert die Arbeitszeit aller Beteiligten im Team. Er beschreibt weder die Dauer einer Schicht noch einen Personalabbau.
Der Nutzen liegt nicht nur in einer kürzeren Übergabe. Es geht auch um weniger Unterbrechungen danach: weniger Zeit, um die richtige Person zu finden, den Kontext zu wiederholen und zu prüfen, ob eine Notiz bearbeitet wurde.
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